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醫療行業ERP系統-紹興振德醫用敷料有限公司SAP B1系統成功案例

 

紹興振德醫用敷料有限公司創建于1993年(以下簡稱紹興振德),是醫用敷料系列產品的專業制造企業,主要生產紗布類、彈性繃帶類、一次性手術包、無紡布類及特殊敷料等5 類系列產品。紹興振德目前注冊總資產約達3 億元,占地達6,50000 多平方米,擁有員工2500多人。其2005 年銷售額為3元,是中國知名的醫用敷料生產企業之一。

 

“SAP Business One幫助紹興振德實現了精確的成本控制,這就為我們的決策,研發方向的確立提供了精確、科學的數據基礎——這就為企業創建核心競爭力,規避經營風險提供了真實可查的依據。”紹興振德信息部經理 黃勝偉

 

SAP Business One用信息化助力紹興振德實現精確成本控制

成本管理——紹興振德的生命線

紹興振德一直以來十分重視信息化建設——早在98 年就實現了會計電算化,到2004 年,紹興振德的各個部門內部也都先后實現了信息化作業——這在最初的一段時間內滿足了紹興振德因企業發展需要而產生的“電算化”、“程序化”的需要但由于各部門間的信息沒有共享,各模塊各自為政——由此所造成的一個個的信息孤島,不但造成了各個部門上報的統計數據不一致,還使得精確成本核算成為一項不可能完成的工作:例如生產部門報某種產品實際用料數目與倉儲和供應部門所報數目差距很大,但是由于信息只在各自部門內流通,管理層就難以知道真實成本發生情況;財務部門的科目與功能部門的成本發生科目定義相差極大,有時一個財務科目其實相當于幾百個生產部門的用料科目,因此管理層要想通過財務報表來了解實際成本發生情況是非常困難的。但是,紹興振德深知作為一個沒有太多知識產權作后盾、主營業務以來料加工為主的醫藥敷料生產企業,在價格競爭成為行業“主旋律”的情況下,能否進行有效的成本控制等同于否抓住了企業生命線。

合作促信息化工程“上馬”

就在紹興振德為不能抓住企業的生命線而苦惱的時候,卻迎來了一個與全球第二大醫用敷料生產企業——德國的羅曼羅斯公司的合作機會。這一合作對于紹興振德來說,不用說也知道是一個好機會:這一合作不但可能會給紹興振德帶來更大發展空間,更重要的是紹興振德能獲得世界上一流的醫用敷料生產技術!

不過隨著合作洽談的深入,羅曼羅斯開始了對紹興振德的考察——羅曼羅斯提出需要紹興振德提供企業的主要運營數據作為合作條件的參照和依據——這一要求按說也屬于正常的商業合作要求,但是紹興振德卻提供不出來:各部門的統計都不一致,老板都不知道自己的成本到底是多少,因此具體要他說出到哪個產品在掙錢、掙多少錢、為什么掙錢更是不可能完成的任務——因此紹興振德提供不出這些數據。作為合作方,羅曼羅斯向紹興振德推薦了SAP 作為信息化解決方案。恰巧的是,當時SAP正好在紹興舉辦了巡展,這也讓紹興振德對SAP有了更進一步的了解,也正是這些了解促使紹興振德采用了SAP Business One 作為信息化解決方案:

1.  SAP 在世界排名第一,在全球范圍內有眾多的成功應用;

2.  SAP Business One強大的可擴展性為發展企業級應用創造了十分有利的條件;

3.  合作方的推薦:紹興振德認為,采用SAP后與合作方的數據交換勢必更加順暢——事實也正是如此,在紹興振德ERP一期工程勝利實施之后的2006年09月,紹興振德與羅曼羅斯的合作也正式開始了。

 

分步實施,逐步實現成本控制

由于考慮到紹興振德的產品種類很多,銷售量大,實現成本控制目標需要涉及包括生產到銷售的所有環節——希望借助一次實施工程就能把所有問題都解決是不現實的。在實施顧問公司——清華紫光的幫助下,紹興振德將信息化將分為三個階段來進行:

1.  從2005 年3 月開始到6 月上線第一階段,主要目的是:實施SAP Business One 中主要的模塊,將銷售、采購、倉儲、財務等幾個經營流程加以集成,消滅“信息孤島”,為下一步實現成本控制做好鋪墊;

2.  在2006年開始實施的二期工程的主要任務是將紹興振德的上萬種產品的生產、用料、生產工藝等方面的數據準備出來,并通過實施生產模塊和據此進行二次開發將所有產品的生產流程固化在系統中——做到隨時能知道“哪種產品賺錢,哪種產品不賺錢”,實現初步的成本控制的目的;

3.  在未來要進行的第三階段,紹興振德將進一步細化產品的用料,并跟蹤每個產品的生產細節——做到“知道為什么這種產品賺錢,那種產品賠錢,掙錢是因為什么——是因為材料,還是因為人工,是因為設備還是企業規模”,并以此為依據,根據市場反應,確定企業的研發和重點發展方向,真正做到“科學的規避運營風險”

 

借助信息化,打造核心競爭力

紹興振德的一期工程完成后,紹興振德初步實現了采購、倉儲、銷售和財務部門的數據整合和集成,主要表現在:

實現了采購與銷售的集成:采購部可以通過SAP系統,隨時方便地了解到供應商的供貨情況,如訂單交期的達成率,不同供應商之間的、不同時期采購商品的價格變化、付款期限查詢、付款和到貨期限預警等信息。也可以隨時對采購量通過多種方式進行分析和統計;銷售資源與企業整體運營流程的集成:企業管理層可以通過操作SAP系統,隨時查詢銷售量報表、銷售流向表、不同業務員或不同產品的銷售量統計、業務費用的自動計算、生產交期達成率統計等;通過客戶關系管理模塊,還可以跟蹤業務人員對客戶的拜訪情況、潛在客戶的可能建立業務關系的概率分析、銷售預測等,使企業客戶資源信息完全掌控在企業,徹底消除管理者與銷售人員之間的信息溝通障礙;倉儲部門與企業整體運營流程的集成:由于可以通過使用SAP系統有效地進行庫位管理,即時對庫存情況進行抽查盤點——因此計劃部門可以通過倉儲管理系統隨時掌握原材料的庫存情況,對生產和采購計劃的安排提供準確信息,并提高存貨信息管理的準確率;

另外,銷售部門通過倉儲管理模塊,可以隨時查詢產品的庫存數量、業務員定制產品的庫存情況,并據此制定短期的銷售計劃。通過采購和銷售計劃,還可以提供庫位儲存時限的相關信息,使庫位的使用做到了準確計劃,提高了庫位的使用效率。而財務部門則通過使用SAP系統,使應收款、存貨等重要資產的管理更加清晰、準確,從而實現了對倉儲、銷售和采購的集中管理,初步實現了從財務中心到成本控制中心的職能轉變,主要體現在:

1.  通過銷售訂單預測取得應收款信息,應收款的期限到期前可以出現預警;

2.  通過采購訂單取得應付款信息,付款到期前產生預警。在應收賬款模塊中,通過對客戶信用等級的確認,控制不同用戶的應收款額度;

3.  存貨管理模塊可以對倉庫的實際庫存隨時進行盤點抽查,起到了直接監督控制的作用;

4.  通過銷售、生產、采購計劃及應收款應付款的期限控制生成不同期間(月、季或年)的資金使用計劃;

5.  通過庫存和銷售信息,自動生成銷售成本。并可以通過預算模塊,可以實現對付款及費用的自動控制和財務賬表的自動生成。與一期工程不同的是,紹興振德的信息化二期工程實施周期相對較長——從2006 年年初開始數據準備,直到2006 年10 月才正式上線,歷時10 個月。根據計劃紹興振德的二期工程將集中解決生產流程與其他業務流程集成的問題:紹興振德希望籍此完全實現成本的自動和明細核算,使進銷存、財務、生產計劃、生產管理實現系統一體化。其具體過程如下:

1.  首先是將近萬個產品的生產、用料、封裝等相關的生產數據儲備起來;

2.  實施生產模塊,并將上述數據導入模塊中;

3.  將生產模塊與其他模塊在系統中集成:

4.  生產計劃部接到銷售部門的銷售訂單(或預測或計劃),然后運行MRP 生成生產訂單推薦和采購訂單推薦;

5.  采購訂單推薦經查詢發送給采購助理,采購助理發送每個業務員;每個業務員確認每個訂單交期,不能滿足的物料訂單,需要和計劃部協商,確認采購訂單后由采購助理新增,同時計劃部運行生產輔助管理中的粗能力計劃來測算車間產能是否能夠滿足該生產任務(精確確定交貨時間,即交期);

6. 生產計劃人員把生產推薦中的推薦生產訂單生創建為生產訂單——這表明生產計劃部已經初步確定了,然后生產管理部或車間負責調度的人員進一步開始對這些生產訂單進行細能力分解,分解完成后由生產管理部或車間相關人員來調度人員和資源;

7. 上述流程完成后,生產計劃部門將批準生產訂單進行,并準備安排發料。

由于以上流程均是在系統中完成的,所以生產部門在解析某一產品的生產流程的時候所產生各類數據就會自動存在于系統中,因此這一產品的用料成本,人工成本,生產時間,以及產品交付日期等各類真實數據都會自動生成——紹興振德的財務部門和管理層都可以隨時看到或者查詢到,再結合銷售方面的價格數據和付款時間等方面的數據就可以精確的知道某一產品的成本、價格、利潤等等關鍵企業運營績效指標——這就實現了紹興振德的“生產一旦開始,成本已經核算完畢,產品交期也已經確定了”這一目標,達成了企業級成本控制的目的。在未來,紹興振德還計劃通過第三階段的信息化,實現進一步細化產品成本,做到真正了解利潤的來源,并以此為依據,根據市場反應,確定企業的研發和重點發展方向,真正做到“科學的規避運營風險”——紹興振德正在憑借信息化,打造自己的核心競爭力。

 

上海達策是亞太區SAP公司的金牌代理商之一,全球500多家企業客戶,40多家合作伙伴,分別在:江蘇、浙江、北京、廣東、湖北、安徽、江西、云南、貴州、陜西、四川等重點城市。

 

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